Pernahkah Anda mendengar istilah KAK (Kerangka Acuan Kerja) pada saat mengerjakan proyek pembangunan gudang atau yang lainnya? Bagi sebagian orang yang awam tentang proyek pembangunan, mungkin akan awam juga dengan istilah ini. Namun, tidak sedikit juga yang tahu bahkan pernah membuatnya.
Pada kesempatan kali ini kami akan mengajak Anda untuk mengulas lebih lengkap tentang apa itu KAK (Kerangka Acuan Kerja) pada pembangunan gudang. Karena itu, simak penjelasannya sampai selesai!
Pengertian Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Seperti yang kita tahu, gudang dapat digunakan untuk menyimpan berbagai perlengkapan. Sebut saja seperti menyimpan barang-barang yang sudah tidak terpakai, hingga untuk tempat penyimpanan genset. Namun sebelum mulai pembangunan gudang, akan lebih baik dan matang lagi prosesnya apabila disertai dengan Kerangka Acuan Kerja.
Kerangka Acuan Kerja atau biasa disingkat KAK merupakan sebuah dokumen atau berkas yang di dalamnya berisi penjelasan mengenai landasan, tujuan, serta struktur proyek yang akan segera dilaksanakan. Dalam kasus ini tentu saja untuk proyek pembangunan gudang. Tidak hanya itu saja, KAK juga berisi mengenai perjanjian, waktu atau jadwal pertemuan, serta negosiasi dengan pihak yang terkait dengan proyek yang akan dilaksanakan.
Atau secara sederhana, Kerangka Acuan Kerja ini merupakan panduan dan acuan yang digunakan dalam pelaksanaan sebuah proyek. Jadi, ketika Anda ingin mengadakan sebuah proyek pembangunan gudang yang memungkinkan akan melibatkan peran banyak orang dan membutuhkan perhitungan yang detail, maka Anda juga perlu mempunyai landasan untuk melakukannya.
Karena itulah, KAK sangat penting dalam hal ini, karena nantinya landasan tersebut akan dituangkan dalam KAK ini. Apabila Anda kurang mengenal istilah KAK, Kerangka Acuan Kerja ini juga biasa disebut dengan TOR (Term of Reference). Isi dari Kerangka Acuan Kerja sendiri disusun menurut kaidah 5W+2H (what, why, where, when, who, how, dan how much).
Apa Saja Isi Kerangka Acuan Kerja?
Melalui penjelasan sebelumnya, tentu secara garis besar kita sudah mendapat gambaran mengenai KAK dalam perencanaan proyek. Tapi sebenarnya, elemen penting apa saja yang ada di dalam Kerangka Acuan Kerja?
1. Latar Belakang
Background atau latar belakang tentu menjadi hal pertama yang harus ada dalam berkas KAK. Latar belakang pada KAK pembangunan gudang disini mewakili konsep why atau mengapa. Dengan begitu, latar belakang dalam sebuah KAK akan memberikan gambaran dan penjelasan mengenai latar belakang mengapa sebuah proyek akan dilaksanakan dan tentu saja dijelaskan dengan sangat rinci/detail.
Mulai dari ide, landasan, hingga konsepnya akan tertuang dalam latar belakang. Selain itu, kebijakan dan juga dasar hukum terkait proyek yang akan dilaksanakan juga dapat dituangkan pada latar belakang KAK ini.
2. Uraian Kegiatan
Sesuai dengan namanya, tentu saja pada bagian Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang satu ini berisi penjelasan lengkap mengenai apa saja jenis kegiatan yang akan dilakukan pada proyek. Serta tidak lupa juga untuk mencantumkan batasan-batasan dari kegiatan tersebut. Untuk bagian uraian kegiatan pada KAK mewakili konsep what (apa).
3. Maksud dan Tujuan
Sama halnya dengan bagian latar belakang, pada bagian maksud dan tujuan juga digunakan untuk mewakili why. Dalam bagian Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang satu ini, Anda harus menerapkan apa saja maksud dan tujuan dari dilakukannya proyek pembangunan gudang.
Secara garis besar, Anda bisa menuliskan hasil akhir yang diharapkan serta manfaat yang didapatkan dari proyek yang dijalankan.
4. Metode dan Tahapan
Metode dan tahapan disini mewakili konsep how (bagaimana). Pada bagian ini biasanya menjelaskan mengenai bagaimana proyek tersebut akan dilakukan. Mulai dari metode apa saja yang akan digunakan, tahapan pelaksanaan proyek mulai dari awal hingga akhir, serta komponen penting yang dapat mendukung dan menunjang keberhasilan proyek.
Selain itu, Anda juga bisa menambahkan materi berupa dokumen pendukung, data, hasil wawancara, laporan observasi yang berkaitan dengan rencana proyek.
5. Jadwal dan Tempat
Jika dilihat dari namanya, tentu saja bagian ini berbeda dengan bagian lainnya. Untuk jadwal dan tempat mewakili dua konsep yaitu when (kapan) dan where (dimana). Dalam hal ini, dapat dituliskan jadwal dan tempat yang telah disetujui untuk mengadakan pertemuan, pra-kunjungan, kapan proyek akan dilakukan, hingga jadwal pertemuan.
Atau, pada bagian KAK ini bisa juga menyertakan time table yang berisi kapan, berapa lama, dan dimana proyek pembangunan gudang akan dilaksanakan.
6. Tim Evaluasi
Pada bagian ini, KAK pada proyek pembangunan gudang berisi mengenai spesifikasi siapa saja yang terlibat dan bergabung menjadi tim dalam pelaksanaan proyeknya.
Di bagian ini biasanya berisi biodata atau data diri dari masing-masing anggota tim, keterampilan dan kemampuan apa saja yang dikuasai, pengalaman mengerjakan proyek lain sebelumnya. Serta tidak lupa juga dicantumkan total keseluruhan anggota tim yang nantinya bekerja. Pada bagian tim evaluasi, tentu saja mewakili konsep who (siapa).
7. Logistik dan Anggaran
Logistik dan anggaran disini mewakili konsep how much (berapa banyak). Secara garis besar, bagian dari KAK pembangunan gudang ini menjelaskan mengenai susunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) secara rinci, lengkap, dan detail yang nantinya diperlukan selama proyek berjalan.
Setidaknya terdapat beberapa hal yang perlu dicantumkan pada bagian ini. Diantaranya seperti nominal gaji, penggantian biaya, akomodasi perjalanan, serta apa saja fasilitas yang diperlukan untuk menunjang kelancaran jalannya proyek. Misalnya seperti komputer/laptop, transportasi, layanan jaringan internet, dan lain sebagainya.
8. Pelaksana dan Penanggung Jawab
Selain anggota tim yang akan bekerja dalam proyek tersebut, rincian mengenai siapa yang akan ditugaskan sebagai pelaksana dan juga penanggung jawab proyek juga perlu dicantumkan pada bagian ini.
Sehingga, nantinya mereka yang ditunjuk sebagai pelaksana dan penanggung jawab dapat dengan mudah mengawasi kinerja anggota tim saat sedang bekerja.
Tujuan dan Manfaat Adanya KAK pada Pembangunan Gudang
Dibuatnya Kerangka Acuan Kerja (KAK) ini tentu bukanlah tanpa alasan. Karena apapun itu yang dibuat memiliki tujuan dan manfaatnya masing-masing, begitupun dengan dibuatnya KAK ini.
Tujuan utama yang menjadi dasar dan landasan KAK dalam proyek pembangunan gedung ini agar nantinya ketika proyek dilaksanakan, tidak ditemukan ketidaksesuaian kondisi di lapangan dengan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.
Sehingga nantinya ketidaksesuaian tersebut dapat diminimalisir bahkan dihilangkan. Sedangkan manfaat dari Kerangka Acuan Kerja sendiri antara lain:
- Menjadi landasan maupun dasar dari rencana proyek atau kegiatan yang akan dijalankan
- Sebagai dasar perhitungan audit pihak manajemen dan keuangan
- Menjadi bahan penilaian kualifikasi dari sebuah proyek yang akan dijalankan
- Sebagai media dan sarana bagi seorang pimpinan dalam mengendalikan kinerja pegawainya.
Nah, itulah tadi ulasan lengkap mengenai KAK (Kerangka Acuan Kerja) untuk proyek pembangunan gedung. Semoga dengan apa yang sudah dijelaskan sebelumnya, dapat menjadi informasi baru bagi kita semua!